Akten lagern – eine zache Gschicht

24.08.2017 - 18:46 Uhr

Akten lagern – eine zache Gschicht

In unserem heutigen Blogbeitrag geht’s rund um das Thema Akten lagern. Für viele Firmen ein mühsames Anliegen – tatsächlich sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Buchhaltungsunterlagen bis zu 22 Jahren aufzubewahren! Aber auch privat kann eine strukturierte Dokumentenlagerung das Leben wesentlich erleichtern. Doch wie macht man es richtig? Welche Dokumente muss man überhaupt lagern? Und wie lange? Storebox klärt auf!

 

Wie oft warst du in der Situation: du brauchst mal schnell eine Rechnung aus dem vergangenen Jahr, um ein paar Details abzuchecken und verbringst im Endeffekt den ganzen Nachmittag damit, das richtige Dokument in den Ordnern zu finden. Wenn man den Ordner überhaupt in den Dokumentenbergen findet. Das hat auch seine Gründe, denn Dokumentenmanagement ist kein wertschöpfender Prozess, deshalb wird dieser Task oft im Geschäftsalltag vernachlässigt. Das Resultat: Aktenchaos. Privat kennt jeder das Problem vom Geschirrabwasch! Doch was tun, wenn man sich keine externe Aktenlagerung leisten kann? Vor allem als Startup muss man oft auf seine Ausgaben achten. Auch für kleinere Kanzleien und KMUs zahlt sich eine komplette Archivierung samt Digitalisierung der Belege wegen des geringen Dokumentenvolumens kaum aus. An dieser Stelle gibt es zwei Optionen: entweder man macht´s selber intern oder man lagert die Akten aus. So oder so empfiehlt sich eine klare Struktur und Ordnung der Dokumente, um Aktenchaos zu vermeiden.

 

Eine Möglichkeit des internen Dokumentenmanagements

Um ein Dokumentenwirrwarr zu verhindern, sollte man von Anfang an eine gesunde Aktenkultur im Büro pflegen. Tipp: früh genug, am besten gleich bei der Firmengründung eine einheitliche und klare Ordnerstruktur anlegen: wenn du Dropbox nutzt, dann mach einen eigenen Ordner für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Buchungslisten, Verträge, Mitarbeiterakten usw. Jeder Beleg, der ins Büro kommt sollte digital und als hard copy gesichert und mit einer laufenden Nummer eindeutig gekennzeichnet werden. Bei Scans von Dokumenten reicht die Standardauflösung von 200dpi.  Einmal eingescannt, empfiehlt es sich vor allem bei Rechnungen, den Betrag und das Datum gleich in den Dateinamen reinzuschreiben – das erleichtert die spätere Suche enorm  

 

Für immer und ewig oder gesetzliche Regelungen zur Dokumentenaufbewahrung

In Österreich wird die Aktenaufbewahrung durch mehrere Gesetze geregelt. Die entsprechenden Gesetzestexte findest du, wenn du auf den jeweiligen Paragraphen klickst.

Als Unternehmer ist man nach §212 UGB dazu verpflichtet, seine Bücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren. Darüber hinaus müssen die Dokumente solange aufbewahrt werden, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Relevanz sein könnten. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht. So darfst du Buchhaltungsunterlagen aus dem Jahr 2017 erst am 1. Jänner 2025 aussortieren.

Der §18 Abschnitt (10) des Umsatzsteuergesetzes schreibt eine Aufbewahrungspflicht von 22 Jahren für Unterlagen von Grundstücken im Sinne des §2 des Grunderwerbssteuergesetztes vor. Zusätzlich sieht das Umsatzsteuergesetz (§25a.) eine weitere Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Dokumente im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden.

Grundsätzlich dürfen die Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch archiviert werden. Erlaubt sind nach §132, Abs. (2) der BAO Belegscanner, Mikrofilme und Datenträger „wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.“ Weiters spielt auch das Datenschutzgesetz eine wichtige Rolle bei der Archivierung und Lagerung von Dokumenten, sofern sie personenbezogene Daten enthalten.Mehr zu gesetzlichen Bestimmungen und Aufbewahrungspflichten kannst du hier nachlesen:

 

Akten richtig einlagern.

Vor der Dokumenteneinlagerung ist eine gute Vorbereitung notwendig. Eine quartalsweise Sortierung der Unterlagen in Aktenordner und Mappen ist anzuraten. Einzelne Dokumente sollten möglichst chronologisch, also nach ihrem zeitlichen Anfall, strukturiert werden. Eine Ablageordnung sowie eine eindeutige Kennzeichnung der Ordner und Dokumente sind für eine schnelle Auffindbarkeit essentiell. Für die Lagerung von Dokumenten ist das richtige Raumklima ausschlaggebend. Wir raten sehr von der Aktenlagerung im Keller oder im Dachboden ab – die Lagerbedingungen, die dort herrschen, wie z. B.  starke Temperaturschwankungen, hohe Luftfeuchtigkeit und direkte Sonneneinstrahlung können die Dokumente stark beschädigen. Optimal ist eine konstante Raumtemperatur von etwa 18-20° C, eine relative Luftfeuchtigkeit von 45-55% und keine direkte Sonneneinstrahlung. So bleiben deine Akten auch nach Jahrzehnten top erhalten.

Sicherheit und Diskretion sind ebenso wichtig wie das optimale Raumklima. Ähnlich wie in einem Archiv, sollte auch dein Aktenlager videoüberwacht, versperrbar und mit Brandmeldesystemen ausgestattet sein. Storebox bietet neben der Videoüberwachung und dem hochsicheren Zugangssystem auch eine smarte Sensorüberwachung für dein Dokumentenlager, welche eine Überwachung der Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit in Echtzeit ermöglicht. So hast du ein Hochsicherheitsarchiv mit sofortiger Zugriffsmöglichkeit um die Ecke.

 

Dokumentenlogistik oder wie viel Aktenordner passen in einen Karton

Du hast also deine Akten schön sortiert, gekennzeichnet und vielleicht sogar eine Ordnerstruktur angelegt. Jetzt heißt es nun: ab ins Lager! Doch zuerst müssen die Ordner in einen passenden Behälter eingepackt werden. Tipp: normale Umzugskartons eignen sich nicht für die korrekte Dokumentenaufbewahrung, denn diese sind nicht luftdicht. Die Luftfeuchtigkeit kann dem Papier schnell zusetzen. Das Resultat: das Papier vergilbt, wellt und wird modrig. Wir empfehlen hierfür luftdichte Aufbewahrungsboxen. Als Faustregel bei der Akteneinlagerung gelten folgende Abmessungen: Ein Aktenordner ist 8cm breit, 33cm hoch und 30cm tief. In unsere Aufbewahrungsboxen passen genau 10 Aktenordner rein. Unsere Boxen sind bis zu 150kg belastbar und sind aus einem robusten, umweltfreundlichen Kunststoff gefertigt. Der einfache Schließmechanismus bietet einen sofortigen Zugriff auf deine Akten.

Solltest du Hilfe bei der Übersiedlung deiner Akten brauchen, bieten wir einen superschnellen und zuverlässigen Transportservice an. Du kannst eine unverbindliche Anfrage bei der Buchung oder in unserem blitzschnellen Chat stellen und bekommst schnell einen Kostenvoranschlag. Um das Beste aus deinem Abteil rauszuholen, empfehlen wir unsere robusten Schwerlastregale – diese sind bis zu 175kg belastbar und ermöglichen eine übersichtliche Sortierung und sofortigen Zugriff.  Bei Storebox kannst du per Mouseklick eine Einlagerung von Akten veranlassen – einfach und schnell!

 

Checkliste Aktenlagerung

Hier nochmal zusammengefasst unsere Checkliste rund ums Akten lagern:

  • Für Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren (in manchen Fällen sogar bis zu 22 Jahren!)
  • Dokumente und Belege müssen ordentlich und systematisiert gelagert werden
  • Eine chronologische Ablageordnung ist sehr empfehlenswert ebenso wie
  • Eine eindeutige Kennzeichnung der Ordner und Dokumente
  • Optimales Raumklima: 18-20° C, Luftfeuchtigkeit von 45-55%, keine direkte Sonneneinstrahlung
  • Luftdichte Aufbewahrungsboxen empfohlen

Nun sind wir am Ende unseres Blogbeitrags angelangt. Durch das Outsourcing von Dokumenten sparst du Geld, entlastest deine Ressourcen und steigerst die Produktivität. Sprungfixe Kosten und Investitionskosten werden ebenso minimiert. Durch den Platzgewinn hast du mehr Freiraum im Büro und kannst noch produktiver arbeiten, wenn dich nichts bedrängt. So kannst du dich auf die essentiellen Dinge, nämlich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Bist du immer noch unsicher, wie du deine Dokumente am besten lagerst? Unsere erfahrenen Mitarbeiter helfen dir gerne und geben weitere Tipps zur korrekten Aktenlagerung und Archivierung von Dokumenten. Schreib uns einfach im Chat, auf Facebook oder ruf uns an! Wir bieten eine skalierbare Lösung für Firmen aller Art.

Liebe Grüße,

dein Storebox-Team

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