Aktenlagerung - wie lange noch?

Du hast keinen Platz im Büro und musst dennoch all die Rechnungen, Verträge und Akten auf dem Papier aufbewahren? Tatsächlich gilt für Buchhaltungsunterlagen und Belege aus der Buchhaltung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Geschäftsfall stattfand bzw. die Dokumente eingegangen sind. So darfst du die Rechnungen und Belege aus dem Jahr 2017 erst am 1. Jänner 2025 ausscheiden. Für manche Grundstücke gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von bis zu 12 bzw. 23 Jahren. Mehr dazu kannst du hier nachschauen. Über die Aufbewahrungsfristen von privaten und anderen wichtigen Dokumenten kannst du hier nachlesen. Nach ein paar Jahren einer üblichen Geschäftstätigkeit wird das Büro schnell mit Dokumenten überfüllt, es herrscht Aktenchaos. Um diesem vorzubeugen, empfehlen wir, sämtliche nicht mehr benötigte Dokumente und Akten auszulagern. Denn dein Büro ist kein Lager. Doch was gilt es bei der Dokumentenlagerung zu beachten? Hier geben wir nützliche Tipps zur Aktenlagerung.

Self Storage akten

Dokumente richtig lagern

Als Unternehmer bist du also nicht nur gesetzlich verpflichtet, deine Buchhaltungsunterlagen eine lange Zeit aufzubewahren, dies muss auch ordentlich und systematisiert erfolgen, damit ein schneller Zugriff möglich ist. Es reicht also nicht, einen Karton mit allen Belegen des Geschäftsjahres zusammengemischt zu haben. Eine mindestens quartalsweise Sortierung der Unterlagen mittels Aktenordner und Mappen ist sehr empfehlenswert. Ebenfalls müssen die einzelnen Dokumente möglichst chronologisch, also nach ihrem zeitlichen Anfall, strukturiert werden. Eine Ablageordnung sowie eine eindeutige Kennzeichnung der Ordner sind auch anzuraten. Einmal sortiert, müssen die Akten in Boxen eingepackt werden. Handelsübliche Umzugskartons eignen sich nur bedingt für die fachgerechte Lagerung von Dokumenten, denn diese lassen die Luftfeuchtigkeit durch, somit kann das Papier schnell vergilben und vor allem die Unterschriften und Stempel können die Farbe verlieren oder gar unlesbar werden. Um das zu verhindern, empfehlen wir luftdichte Aufbewahrungsboxen. Das Raumklima ist für die Lagerung von Dokumenten entscheidend. Die Aufbewahrung von Akten im Keller oder im Dachboden mag zwar praktisch klingen, doch die Lagerbedingungen, wie z. B. hohe Luftfeuchtigkeit, direkte Sonneneinstrahlung oder starke Temperaturschwankungen können den Dokumenten stark zusetzen. Folge: das Papier schrumpft und wellt. Empfehlenswert ist eine konstante Raumtemperatur von etwa 18-20° C, eine relative Luftfeuchtigkeit von 45-55% sowie keine direkte Sonneneinstrahlung. So bleiben deine Akten auch nach Jahren sehr gut erhalten.

Self Storage akten

Belege, Akten, Dokumente - wohin damit?

Es gibt einige Anbieter, die die Aktenlagerung digital abwickeln, doch die Digitalisierung und die elektronische Lagerung von Akten ist oft mit hohen Investitionen verbunden und zahlt sich erst bei großen Dokumentenvolumen aus. Im Vergleich dazu gibt es sog. Selfstorage-Anbieter, wie z.B. Storebox. Diese bietet eine sichere und bequeme Lagerung von Dokumenten aller Art. Dank der zentralen Standorte (z.B. Storebox Freyung oder Storebox Nußdorfer Straße) und des smarten Zutrittssystems ist Storebox jederzeit und rund um die Uhr zugänglich. Das garantiert einen sofortigen Zugriff, wenn die Dokumente schnell gebraucht werden. Und durch den Wegfall des umständlichen Archivierungsprozederes profitierst du von unseren günstigen Preisen. Lagere deine Dokumente ein und entscheide selbst, wie du sie sortieren bzw. aufstellen möchtest. Unsere umweltfreundlichen Aufbewahrungsboxen sowie äußerst stabile Schwerlastregale helfen dir dabei, den Raum optimal zu nutzen. Und falls du eine Abholung von deinen Dokumenten brauchst, nutze unseren zuverlässigen Transportservice. Stelle dazu einfach eine unverbindliche Anfrage bei der Buchung oder via Facebook-Chat. Storebox bietet optimale Lagerbedingungen für deine Dokumente und Akten – alle Standorte sind trocken, beheizt und videoüberwacht. Die eingelagerten Dokumente sind versichert. Zusätzlich kannst du eine smarte Sensorik dazu buchen, welche dir Auskunft über die aktuelle Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit in Echtzeit gibt.

Wir hoffen unsere Tipps waren hilfreich. Lass uns deine Meinung wissen und teile diesen Beitrag auf Social Media! Falls du eine Storebox besichtigen möchtest, ruf uns einfach an oder schreibe uns ein Mail.

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